Como controlar o fluxo e as ações relacionadas aos documentos

O SimplesDoc é um serviço prestado com exclusividade pela Diagrama Tecnologia. Ele é um composto de software*, equipamentos, suporte técnico e serviços adicionais. A flexibilidade da solução nos permite adequá-la minuciosamente à necessidade do cliente final.

Transformando PDF comum, JPEG e Papel em um único PDF pesquisavel e pequeno

Uma situação comum para um escritório de advocacia é ter papeis, PDF comuns e fotografias de documentos compondo um processo.

Os papéis podem ser digitalizados com um scanner de alta performance e está resolvido. Será gerado um PDF pesquisavel (com texto) de tamanho muito pequeno.

E como juntar o PDF comum e as fotografias neste documento?

É exatamente isto que demonstra o vídeo a seguir.

SLA Propaganda gerencia histórico de peças de campanhas com o SimplesDoc

O SimplesDoc é um serviço prestado com exclusividade pela Diagrama Tecnologia. Ele é um composto de software*, equipamentos, suporte técnico e serviços adicionais. A flexibilidade da solução nos permite adequá-la minuciosamente à necessidade do cliente final.

* O Software utilizado neste exemplo é o DocSystem produzido pela DocSystem Corporation.

Os vídeos a seguir demonstram como a SLA Proganda está utilizando o SimplesDoc para gerenciar o histórico de informações e peças das suas campanhas.

Antes do SimplesDoc a SLA enfrentava dificuldades quando precisava reunir informações como, por exemplo, os nomes do Atendimento, Criação, Produção, Veículos (jornal, rádio, TV…) e período em que as peças foram veiculadas.

Estas informações são necessárias para a inscrição em prêmios, a preparação de apresentações sobre campanhas passadas, entre outros exemplos, e elas representam uma parcela importantíssima da memória e vida da agencia, portanto não se pode correr o risco de perdê-las.

Vídeo: Importando automaticamente documentos com informações de pesquisa

O SimplesDoc é um serviço prestado com exclusividade pela Diagrama Tecnologia. Ele é um composto de software*, equipamentos, suporte técnico e serviços adicionais. A flexibilidade da solução nos permite adequá-la minuciosamente à necessidade do cliente final.

* O Software utilizado neste exemplo é o DocSystem produzido pela DocSystem Corporation.

Com o SimplesDoc é possível resolver com apenas um clique os dois maiores problemas que são enfrentados quando você decide digitalizar os seus documentos.


Principais problemas da digitalização:

  • Localização

O primeiro grande problema  é que se você digitalizar uma grande quantidade de documentos e simplesmente salvar as imagens no computador, pendrive, CD… existe um grande risco de depois você não conseguir localizar o documento que você precisa.

  • Tempo gasto com Digitação

O segundo problema é o tempo gasto com a digitação*. Não adianta ter um scanner super rápido e depois perder tempo digitando as informações de cada documentos separadamente.

*Para garantir que o documento seja localizado é necessário coletar uma série de informações que serão usadas posteriormente na pesquisa, comumente as pessoas fazem isto através do processo de digitação. Pegam no documentos informações chaves como nome, CPF, numero de contrato, data… e digitam isto no nome do arquivo, pasta ou em algum software de gestão documental (GED/ECM).