Existem inúmeros benefícios em um escritório com a eliminação de papel.  Bem verdade que eliminar 100% ainda não foi possível. Mas fazer com que diminua uma grande quantidade, sim é a mais pura verdade.

Após a digitalização dos documentos com um bom scanner profissional e obter um bom gerenciamento eletrônico de documentos, que são as primeiras e mais importantes atitudes a serem tomadas em uma decisão de transformação para um escritório sem papel, se consegue obter muitos benefícios.

Veja apenas algumas vantagens de um escritório com papel quase zero:

  • Ganho de espaço:

Reduz a quantidade de armários desnecessários para armazenamento de arquivos. Com o ganho de espaço o seu ambiente de trabalho fica mais harmonioso e feliz.  Você pode até se mudar para uma sala menor, pois não precisa possuir tanto espaço. Essa dica serve para um contador, por exemplo.

Imagem1          Imagem2

  • Segurança e facilidade para compartilhamento de informações:

Com os documentos digitalizados e armazenados corretamente, você possuirá segurança, pois existem softwares com senhas de acesso, onde só você terá acesso a elas e mais facilidade em acha-los no dia a dia e compartilhar apenas o que deseja para os outros funcionários ou colegas de trabalho. Essa dica serve para médicos por exemplo, que arquiva boletins e fichas médicas diariamente e podem passar informações para outros médicos com segurança, se julgar necessário.

Imagem11

  • Redução de custo e acesso mais rápido as informações:

Com esses dois exemplos citados anteriormente, já ficou possível visualizar a redução de custo e o acesso mais rápido dessas informações. Grandes empresas sentem diferença estupenda nos custos anuais.

A empresa americana MajesticInvites.com, por exemplo,  conseguiu diminuir R$100 mil de custo em um ano, por causa da eliminação de impressão de papel. É uma empresa de construção e criação de convites. Eles conseguem ter respostas super rápidas dos clientes e repassam para a produção refazer as modificações desejadas, quase instantaneamente, sem precisar imprimi-los.

5

Maravilha, não é? Compartilhe essa ideia!