A criação ou produção de peças publicitárias muitas vezes contava com a colaboração de equipes alocadas em outras unidades da SLA, sendo comum a circulação de arquivos e documentos entre Salvador, Brasília e Fortaleza. É muito importante a agência ter um controle dos arquivos eletrônicos e histórico dos trabalhos para inscrever uma campanha para prêmio ou montar apresentação para clientes.

Antes do sistema, quando se falava em localizar uma peça, era um transtorno de dias e que precisava sempre contar com a memória das pessoas. Como nosso turnover é alto, algumas coisas, mesmo estando dentro da empresa, acabavam não sendo localizadas

Avalia Janaína Santana, Diretora de Atendimento e Operações.

Por mais que as equipes se esforçassem para reunir as informações e respectivas peças de uma campanha nas fichas e pastas de rede, como este era um trabalho manual, a agência acabava se deparando com a necessidade de buscar informações, arquivos ou documentos não localizados. Este trabalho demandava tempo e requeria a locação de profissionais que deixavam de executar outras tarefas importantes e muitas vezes a informação desejada estava distribuída em locais diferentes, envolvendo mais gente e tempo na busca.

As informações estavam armazenadas em um servidor de arquivos, então a localização dos arquivos era feita através da navegação nas pastas e subpastas. Isso limitava muito a busca. Às vezes a informação desejada estava disponível, mas se não soubesse o nome do cliente e da campanha ficava difícil de ser encontrada.

A implantação da solução possibilita que qualquer funcionário faça uma pesquisa de forma extremamente fácil e eficiente, com controle e níveis de acesso e permissões.

Para atender estas necessidades, a Diagrama Tecnologia, especializada em soluções GED (Gestão Eletrônica de Documentos), implantou o serviço SimplesDoc na modalidade SaaS (software vendido como serviço), onde o retorno sobre o investimento é bem mais rápido, sem a aquisição de licenças.

A equipe da agência poderá se dedicar a aquilo que faz com excelência: o exercício da criatividade, focando seus recursos (tempo, dinheiro) naquilo que é importante

Afirma Carlos Eduardo Pereira, diretor comercial da Diagrama Tecnologia.

Janaína comemora:

Hoje, tudo que o colaborador precisa fazer é incluir as informações no momento da liberação das peças. Feito isso, localizar a informação completa é uma tarefa simples, e que não requer o envolvimento de tantas pessoas, como antes.

Benefícios trazidos ou problemas resolvidos:

  • O acesso às informações é rápido e prático.
  • Histórico confiável de todos os documentos eletrônicos de campanhas.
  • A pesquisa é eficiente.
  • Permite que a equipe concentre seus esforços naquilo que é importante.
  • Redução de custos com localização de documentos eletrônicos.
  • Menor tempo na busca da informação, garantindo maior satisfação do Cliente.